Índice


1 Qué es un enlace y para qué sirve

2 Cómo crear y compartir enlaces públicos

3 Opciones de seguridad

4 Enlaces para usuarios y colaboradores

5 Cómo se distinguen los documentos compartidos 

6 Administrar enlaces públicos



Qué es un enlace y para qué sirve

Un enlace es un vínculo a un documento que permiten a cualquier persona, incluso si no es un usuario o colaborador de R2 Docuo, poder descargar el documento.


Los enlaces permiten compartir documentos de gran tamaño que normalmente no se pueden enviar por mail.


Cómo crear y compartir enlaces públicos

Es posible crear enlaces públicos desde la lista de resultados, desde la ventana de detalles de un documento o crear un enlace dinámicamente al generar un correo automático para una categoría.


Para más información sobre la creación de enlaces en correos automáticos pulsar aquí.


Crear enlaces públicos

Para crear un enlace público hay que seleccionar el documento que se va a compartir  y pulsar el botón "Compartir" que aparece en la barra de botones.




El botón "Compartir" abre la ventana con las opciones de configuración para crear el enlace , al marcar el check "compartir"  en el campo "enlace" aparece en link que permitirá descargar el documento.



También es posible crear el enlace pulsando el botón "Compartir" desde la ventana de detalles del documento.



Compartir enlaces públicos

El enlace se puede compartir copiando el link, pulsado el icono "copiar" que aparece a la derecha del campo, y enviándolo por mail a los interesados.


También es posible enviar el enlace por mail directamente desde R2 Docuo introduciendo los destinatarios y el texto del correo en el área "Enviar a"



Opciones de seguridad

Si el enlace no tiene contraseña o fecha de caducidad cualquier persona que tenga el link puede acceder al documento.


Es posible añadir seguridad a los enlaces creados desde R2 Docuo, se puede establecer una contraseña, sólo se podrá descargar el archivo si se introduce la contraseña, definir fecha de caducidad, una vez pasa la fecha indicada el enlace no es válido, o  marcar ambas opciones de forma que para descargar el documento hay que especificar la contraseña y el enlace dejará de ser válido en la fecha de caducidad establecida.


También existe  la opción de hacer que el enlace sea de uso único, si marcas esta opción el enlace solo se podrá utilizar una vez, después de usarlo dejará de estar disponible.

Cuando el enlace aún no se ha utilizado se mostrará en el Administrador de enlaces públicos, pero una vez utilizado, se eliminará de allí.


Para establecer una contraseña o fecha de caducidad hay que marcar el check que aparece a la izquierda del campo y escribir la contraseña o los días de validez en el cuadro de texto que se habilita.



Si el enlace tiene fecha de caducidad o contraseña al enviar el mail desde la ventana de configuración de enlaces se envía en el correo la contraseña y fecha de caducidad del enlace.



Enlaces para usuarios y colaboradores

Los enlaces para usuarios o colaboradores se ven desde la pestaña "Enlaces para usuarios y colaboradores" de la ventana para configurar enlaces.

Estos enlaces vienen creados por defecto para copiarlos y enviarlos a quién corresponda.


Hay dos tipos de enlaces, El enlace para abrir los detalles del documento y el enlace para descargar el documento tanto desde el portal web como desde la aplicación de escritorio.



Cómo se distinguen los documentos compartidos

Desde la lista de resultados los documentos que están compartidos aparecen con el icono "compartir" a la derecha de nombre.  



Administrar enlaces públicos

Existe un administrador de enlaces compartidos, sólo disponible para los administradores de R2 Docuo, desde este administrador se pueden ver todos los enlaces creados, modificarlos y eliminarlos si es necesario.


Para más información sobre la administración de enlaces pulsar aquí.